El teléfono descompuesto en la empresa (y cómo NO ser su siguiente víctima)

¿Cómo mejorar la calidad de la comunicación, por lo menos en cuanto a los mensajes que tú deseas transmitir?

Seguramente conoces el juego del teléfono descompuesto. Es una dinámica grupal en que los participantes se sientan en círculo; el primer participante recibe un mensaje escrito que nadie más puede leer, y debe transmitir este mensaje al oído del compañero que tiene a su lado. Éste a su vez, tiene que transmitirlo al siguiente participante, y así sucesivamente hasta llegar a la última persona del círculo.

El mensaje a transmitir tiene cierto grado de complejidad. Al final, el primer participante leerá en voz alta el mensaje que recibió, y el último expresará el mensaje que le dijeron. Si has estado en este tipo de dinámicas, sabrás que rara vez coinciden ambos mensajes. ¡A veces son totalmente diferentes! Por cierto, es un juego muy divertido.

En la vida real, deja de ser gracioso. Sin duda te ha sucedido: tratas de expresar algo importante y acabas descubriendo que entre lo que quisiste decir, lo que dijiste, lo que la otra persona escuchó y lo que finalmente retuvo de tu mensaje, el contenido se distorsionó al grado de perder su esencia.

Si te ha pasado esto en la empresa donde laboras, sabrás lo desmotivante que es. Por ejemplo: estás a cargo de un proyecto y necesitas organizar una junta urgente. Llamas a un par de colaboradores tuyos y les pides que informen a los jefes de otras áreas. Por descuido, omiten informar al jefe de un departamento. Este no llega a la junta y te enteras de que no fue informado. Tus colaboradores a los que diste la instrucción, se echan la culpa uno al otro. Tú decides llamarlo al último momento. El jefe no invitado se molesta por tu informalidad y se niega a asistir, por tener otro compromiso. La junta se pospone y todos salen malhumorados por la pérdida de tiempo.

Esto es más común de lo que nos gustaría admitir. En las empresas, todo mundo está ocupado todo el tiempo en miles de cosas; los olvidos, descuidos y omisiones pasan. Por si esto fuera poco, también la buena o mala relación que exista entre diferentes compañeros puede convertirse en un cuello de botella que estrangula la comunicación.

Entonces, ¿qué hacer al respecto? ¿Cómo evitar ser víctima del terrible teléfono descompuesto organizacional? La respuesta tal vez es más profunda (¡y más sencilla!) de lo que tú crees.

El secreto de la buena comunicación organizacional

En otros momentos hemos hablado acerca de la proactividad y la enorme importancia que tiene. Ser proactivo significa dejar que tus acciones sean gobernadas por una convicción interior, y no por cosas externas a ti. Es tener tu propio motor interno que te impulsa a obrar de la mejor manera, incluso cuando tu entorno no está cooperando contigo.

¿Qué tiene que ver esto con la comunicación? Pongamos un ejemplo: Un colega tuyo (llamémosle Mario) y tú tienen que preparar un reporte para presentarlo en la junta con los directivos que será este viernes. Le mandas un mensaje para pedirle que te comunique los avances que él ha hecho. Pasan las horas, pero Mario te deja en leído y no contesta. ¿Qué harás ahora?

Una postura de poca proactividad sería no hacer nada. Te olvidas del tema hasta que llega el mero día de la junta y Mario te busca ansioso para ver qué pueden improvisar. El resultado es mediocre y los directivos de tu organización—que estaban considerando la idea de ascenderte a un puesto de mayor responsabilidad—deciden ascender a alguien más.

Cuando no tengo proactividad, elijo depender totalmente de las acciones y omisiones de los demás. Estoy a su merced. Si ellos no se comunican bien conmigo, yo tampoco me esfuerzo por comunicarme con ellos.

Para comunicarme con proactividad, necesito partir de un convencimiento interior: decidir que yo sí quiero hacer bien mi trabajo, aunque nadie más ponga de su parte. Entonces, como quiero hacer bien mi trabajo, me interesa que fluya la información, al menos en los temas que tienen que ver conmigo. Por tanto, tomo la iniciativa: insisto, busco y clarifico las cosas con los demás. Hago lo que es necesario para cumplir bien con los entregables que son mi responsabilidad.

En nuestro ejemplo anterior, hay varias formas en que podríamos comunicarnos proactivamente para resolver la situación con Mario. La mejor respuesta será aquella que más se acomode a tu estilo de asumir responsabilidad y liderazgo. Por ejemplo:

  • Busco a Mario por teléfono o trato de hablar con él en persona.
  • Propongo que acordemos fechas y entregables concretos para cada fase del proyecto.
  • Doy acompañamiento, buscándolo diariamente para que conversemos unos momentos sobre nuestros avances.
  • Si él se siente agobiado por tener demasiado en su agenda, propongo que redistribuyamos el trabajo para que él no esté tan sobrecargado.
  • Si no percibo ningún interés de su parte por sacar adelante el proyecto, puedo hacerle saber esto a mi supervisor.

Seamos proactivos. Con algunos pasos prácticos.

La proactividad es la fórmula mágica para que pasemos de una comunicación deficiente a una comunicación efectiva. Ahora te comparto algunas tácticas muy sencillas para empezar a utilizar tu proactividad al comunicarte:

  1. Comunica tu información por los medios adecuados para que todos estén enterados. Si el acuerdo sucede por email, pero sabes que alguien interesado no revisa sus mails, comunícale la información a través de Whatsapp u otro canal que sí use. (De este modo, no sólo lograrás que la información fluya; también puedes acumular simpatía e influencia positiva para que esa persona esté dispuesta a apoyarte en el futuro.)
  2. Pon todo por escrito. Agenda fechas formalmente. Coloca los acuerdos y compromisos en un lugar que sea visible para todos.
  3. Siempre solicita confirmación. Es tentador nada más subir la información a la red o al correo, presionar el botón de “Enviar” y olvidarnos del asunto, pero un día te sentirás muy agradecido contigo mismo si cultivas el hábito de asegurarte que tu información haya llegado bien a su destino.
  4. Cultiva buenas relaciones con la gente que trabaja contigo. Si existe una buena dosis de confianza, concordia, franqueza y transparencia en tu relación con otros, la calidad de la comunicación entre todos mejorará por sí sola.

Llegar a convertirte en un excelente comunicador no es cosa fácil; sin embargo, es una competencia extremadamente valiosa y útil, una de esas habilidades que nunca te arrepentirás de haber aprendido. Mejorará la productividad a tu alrededor, mejorará también la tuya, y sin duda tu paz mental por sí sola hace que valga la pena.

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