Previamente, hemos mencionado que existen cinco conversaciones que un líder debe tener con las personas para potenciar el logro de resultados en su equipo.
Ésta es la tercera conversación. Se monta sobre los cimientos puestos en las conversaciones previas. En otras palabras, para este momento, ya te has dado a la tarea de establecer las expectativas del nuevo periodo. También has acordado los objetivos a lograr con el resto del equipo.
Ahora, como líder, necesitas dar seguimiento a la ejecución de los objetivos.
Es probable que para lograr un objetivo, este se integre de varios proyectos. También es probable que cada proyecto esté dirigido por personas diferentes. Generalmente, los proyectos están compuestos por diferentes miembros del equipo y por personas que trabajan en diferentes áreas o trabajan para el cliente o algún proveedor.
En cualquier caso, como líder o manager, necesitas conocer la calidad del progreso que tienen los objetivos y los proyectos. Para poder realizar este seguimiento; llevaremos a cabo esta conversación, que en la cultura laboral norteamericana y europea se conoce como check-in.
¿Qué es un check-in?
Es una conversación formal de seguimiento a los objetivos y a los proyectos. Puede ser una conversación individual; o bien, con varios miembros de un equipo de trabajo. Esta conversación tiene una duración de 30 a 60 minutos. Sus objetivos son:
- Conocer el progreso del objetivo o del proyecto.
- Identificar los problemas o barreras que el equipo enfrenta.
- Identificar las probables causas de los problemas o restricciones.
- Desarrollar nuevas rutas y acciones con el equipo.
- Desarrollar acuerdos de compromiso de las nuevas acciones a realizar.
- Coordinar el trabajo del equipo.
- Alinear prioridades y responsabilidades.
- Asignar los recursos necesarios.
- Acordar acciones y tomar decisiones.
Proceso
Al ser una conversación formal de seguimiento, sería conveniente coordinar el día, la hora y el medio por el cual se tendrá el check-in. Para los equipos híbridos, algunas personas atenderán la reunión en una sala y otras personas asistirán de forma remota, por video conferencia.
Es importante comunicar a las personas que se tendrá una sesión de check-in. Si las personas tienen que preparar información que será compartida con los demás, les solicitaremos que actualicen la información necesaria y que la envíen a los demás invitados con anticipación. Así, la reunión será más productiva.
Condiciones del ambiente
Es importante recordar las condiciones necesarias para tener reuniones efectivas de seguimiento.
- Mantener un ambiente de confianza y respeto.
- Crear un ambiente de seguridad psicológica.
- Permitir y promover el intercambio de ideas y la discusión.
- Mantener al grupo enfocado en el tema del check-in.
- Asegurar que todos participen de la discusión.
- Celebrar acuerdos.
- Tomar decisiones.
- Mantener el compromiso y responsabilidad en el equipo.
- Reconocer y celebrar los logros alcanzados.
- Dar confianza a las personas en sus conocimientos y habilidades.
Como líder, tu responsabilidad es desarrollar y mantener las condiciones arriba mencionadas. Estas te ayudarán a que se establezca un dinámica positiva, abierta y productiva que permita al equipo aprovechar la reunión para intercambiar información vital acerca del avance de los proyectos. De este modo, también será posible tomar decisiones efectivas para los siguientes pasos que el equipo deberá de tomar.
En Resumen
Una vez que el equipo conoce cuáles son los objetivos y resultados a lograr, es necesario dar acompañamiento continuo al trabajo para que los proyectos se cumplan en tiempo y forma. Realiza sesiones de check-in regularmente para conocer los avances del equipo y hacer los ajustes necesarios a tiempo.
