En un artículo anterior, te platicaba que un gerente o líder necesita saber cómo mantenerse comunicado con su equipo de trabajo en medio del torbellino operativo. En este contexto, comentábamos la importancia de las conversaciones de conexión rápida.
Ahora abordaremos en más detalle 3 técnicas, o 3 modos distintos de implementar este tipo de conversación: las conversaciones de avance diario, las de avance semanal y el feedback al caminar.
Al final de este artículo, podrás implementar cada una de estas conversaciones para:
- Mantenerte en contacto con tu equipo en medio de la ejecución del trabajo.
- Mantenerte al tanto del avance de los objetivos y proyectos en el día con día
- Hacer ajustes a tiempo cuando emergen divergencias entre tu planeación y el trabajo que se está realizando.
- Ayudar a tu equipo a mejorar la calidad de su colaboración.
Sesión de avance diario
Ésta es una de las conversaciones más importantes para desarrollar el hábito de la dirección y crear responsabilidad en el equipo.
El propósito de esta conversación es mantener a las personas enfocadas en la calidad de su ejecución y en los objetivos de corto plazo. Debe ser rápida y ágil.
Una forma de hacerlo es la siguiente:
- Se realiza una reunión muy breve con el equipo al comienzo de cada día
- Todas las personas reportan su avance del día anterior vs el plan que tenían para ese día
- Informan si se enfrentaron a algún problema
- Pueden solicitar ayuda o dirección a su supervisor en determinados temas
- Comunican en qué van a trabajar durante el día de hoy
- Cada persona tiene de 1 a 2 minutos para comunicar esto
Si tu equipo de trabajo es remoto o híbrido, puedes realizar esta conversación a través de otros medios de comunicación, como por ejemplo a través de Whatsapp o Slack.
En este nuevo mundo de trabajo “post COVID-19”; dirigir a un equipo de trabajo es todo un nuevo desafío para los managers o líderes. La conversación de avance diario es una herramienta que te puede servir para resolver este reto. Puedes intentar diversas fórmulas para llevar a cabo esta sesión; lo importante es que la realices. Como líder del grupo, sentirás que tienes más información acerca del avance de los objetivos y los resultados que la gente va produciendo. Esto te permitirá realizar ajustes en caso de que surgan problemas u observes que no se está avanzando con el ritmo o la dirección correcta.
Sesión de avance semanal
Esta conversación es parecida a la anterior. En una de estas conversaciones:
- Las personas comparten su progreso logrado en la semana.
- Solicitan ayuda de parte del equipo o del líder si la requieren.
- Planifican el trabajo de la nueva semana.
El propósito es conocer cómo va la ejecución del trabajo al final de la semana: qué se logró, qué problemas surgieron, qué decisiones se tomaron. La otra meta es dar dirección al trabajo individual y del grupo para la nueva semana que comienza. De este modo, administramos mejor el trabajo y las personas fortalecen su capacidad de dirección, organización y planificación.
Feedback al caminar
Esta conversación es rápida e informal: el líder conversa con la persona justo al terminar un evento, reunión o conferencia. El propósito es dar feedback a la persona acerca de un comportamiento observado durante el evento.
Muchas veces, existen comportamientos que son ya habituales en nosotros. No somos conscientes cuando los utilizamos, y estos comportamientos producen un impacto en la gente que nos rodea. Por ello, este tipo de feedback es muy valioso para las personas: permite que su autoconocimiento se incremente, les ayuda a ser conscientes de sus hábitos y los faculta para hacer los ajustes que sean necesarios. Así, lo que se espera con esta conversación rápida es la mejora de hábitos y de la calidad del trabajo de las personas.
Resumen
Lograr que las personas sean autónomas con su trabajo es todo un desafío para los managers y líderes de grupos de trabajo; exige constancia y propósito de parte del líder. Brindar acompañamiento continuo a tu equipo mediante las conversaciones que te he propuesto puede ser muy beneficioso para todos. Las personas mejorarán su capacidad de ejecución, sus hábitos y conductas. Como líder, tú podrás mantener el enfoque del equipo en los resultados diarios o semanales a producir; y, por tanto, en los objetivos a lograr.
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